排版利器 | 快速将Excel、XML等结构化数据输出指定版式文件

企业的经营过程中往往会形成大量技术标准、管理标准、会议纪要、报表等结构化的经营数据或内容数据，具有指导或辅助经营活动的重要价值。其中，部分数据需要形成符合一定标准规范的版式文件，因此需要人工花费大量的时间进行排版，但传统的办公软件最终很难满足版式的要求，文档输出的规范性直接影响管理的质量。

在出版领域，出版机构拥有大量的图书内容结构化数据，如何利用这些数据快速地输出标准化的版式文件，成为出版用户的一大痛点，亟需高效智能工具来提质增效。

方正自动排版工具

快速输出指定版式文件

方正自动排版工具将结构化数据与版式模板相结合，从而快速自动地输出符合标准规范的版式文件，该系统具有如下特征：

内容与版式完全分离，无须为版式分神

当前，绝大多数的办公人员、作者、编辑主要采用Word或WPS编辑器进行文字内容的处理工作，在内容创作的同时就需要进行一些排版操作，如调整缩进、段间距、字体、样式等。

此类流式内容处理工具的优点主要体现在内容编辑方面，比如对文字、图片、表格的编辑，但在版式处理方面存在先天的能力不足。因此，大量作者或编辑在使用该类工具排版时往往会手足无措，顾首不顾尾。

针对此种情况，方正自动排版系统支持直接导入Excel、XML等纯数据内容以及符合体例规范的Word文件，配合版式模板快速地输出规范的版式文件。从而，简化了大部分人工排版工作，大大提升了文档、稿件的处理效率。

支持自定义模板，实现个性化效果

方正自动排版系统为用户提供了标准模板库，内置数百个标准模板可供选择，针对同一份内容数据可匹配不同的模板，快速输出各种版式文件。

同时，系统还支持快速自定义模板，用户可根据所处行业、机构内部的要求定制不同的模板，让换版式如同换手机主题皮肤一样方便快捷。

▲系统内置数百个标准模板支持快速输出版式文件

支持多格式同步输出，满足跨设备阅读

除了能够输出传统的PDF格式文件之外，方正自动排版系统还支持同步输出ePub、XML、Word等文件，满足移动设备的使用。

下面让我们来看看方正自动排版系统有哪些实际应用场景：

应用场景①

利用excel文件快速生成书目版式文件

当前，出版社每年提供的书目信息多以excel文件呈现。这种呈现方式有两个不足，一是封面不能得到有效的展示，二是图书内容简介在excel文件中的可读性较差。

▲原始Excel文件

而按照传统的排版模式对书目信息进行人工排版，所需周期较长且排版后的版式文件容易出现多种录入错误。

通过使用方正自动排版系统，可快速将excel文件直接输出为版式文件，大大缩短了排版周期、降低了人工录入环节产生的错误。

▲基于Excel数据的排版结果

应用场景②

词典条目XML数据快速生成版式文件

为提升读者的应用体验，越来越多的工具书选择条目化的形式进行编纂，方便用户查阅。随着工具书的数字化，大多数工具书内容已形成结构化的XML数据。

▲XML数据文件

通过结构映射及模板定义，方正自动排版系统支持快速地将不同标准的XML文件生成版式文件，可广泛应用于工具书类出版物，比如手册、年鉴等。

▲基于XML数据的排版结果

应用场景③

国标行标体例的Word文件自动排版

方正自动排版系统除支持Excel、XML等结构化的数据排版之外，还支持对Word文档进行自动排版。通过配套的结构化内容识别引擎，系统可将章节体例以及国标行标体例的Word文档自动结构化，从而快速地实现该类文档的自动排版。

▲标准排版效果

数据时代，方正自动排版系统支持匹配不同的数据格式，快速输出版式文件，减轻版式调整工作负担，规范各类企业文档及出版物。

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